نرم افزارهای یکپارچه مالی به خودکارسازی فرآیندهای کسب و کارهای کوچک تا متوسط کمک می کند تا ضمن آسانتر کردن جریان فرآیندهای کار، مدیریت و کنترل کسب و کار را نیز امکانپذیر نمایند. پیاده سازی و استقرار فناوری جدید اغلب می تواند پاسخی برای رفع چندین ناکارآمدی، شکاف داده‌ها و سایر مشکلات در یک کسب و کار باشد. بسته های نرم افزاری یکپارچه به‌طور فزاینده ای توسط کسب و کارهای کوچک و متوسط استفاده می شوند تا داده هایی را که در چندین بخش اجرا می شوند را به‌صورت یکپارچه اجرا کنند و باعث حذف کارهای تکراری شده و تصمیم گیری ها بهتر و باعث افزایش بهره وری در سازمان ها می شود.

مزایای استفاده از بسته های نرم افزاری یکپارچه مالی برای شرکت های متوسط و کوچک:

بهره وری را افزایش می دهد
داده ها و اطلاعات کلیدی همه بخش ها در یک بانک اطلاعاتی در زمان و مکان مناسب در دسترس قرار می گیرند. از این رو، نیاز به تماس با کارکنان بخش‌های مختلف و یا دریافت گزارش های مختلف برای جمع‌آوری داده‌های مرتبط نیاز نمی باشد.

یکپارچه سازی جریان اطلاعات
بسته های نرم افزاری یکپارچه به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا جریان اطلاعات را بین فرآیندهای مختلف کسب ‌وکار در سازمان در زمان واقعی انجام شوند. این به مدیریت اجازه می دهد تا گزارش های مالی را در سطح بالایی مشاهده کند و تصمیمات استراتژیک بیشتری اتخاذ کند.این نوع از نرم افزارها کلیه فرآیندهای اصلی را پوشش می دهند از ثبت سفارش فروش و قیمت گذاری محصول، انبار، صورتحساب، امور مالی و سایر فرآیندهای تجاری گسترش می یابد.

حفظ و کنترل کسب و کار
کسب‌وکارهای کوچک اغلب از ابزارهای ارزان‌تری مانند صفحات گسترده یا نرم‌افزار حسابداری ساده استفاده می‌کنند که برای زمانی که شرکت بسیار کوچک و با حجم معاملات محدود است مناسب است. با این حال، با فرآیندهای تجاری پیچیده و افزایش تراکنش ها، نیاز به یک سیستم یکپارچه برای موفقیت و رشد بیشتر حیاتی می شود. فقدان نرم‌افزار یکپارچه تجاری مناسب می‌تواند تأثیر منفی بر کسب ‌وکارهای کوچک داشته باشد. نتایج استفاده نکردن از نرم افزار یکپارچه در یک تجارت رو به رشد می تواند منجر به از دست رفتن مشتری، کسری موجودی،صورتحساب از دست رفته، محموله های از دست رفته و فقدان کنترل کلی تأثیر گذارد.

انعطاف پذیری بالاتر
یکی از بزرگترین مزایای بسته های نرم افزاری یکپارچه در مشاغل کوچک چابکی و انعطاف پذیری برای انطباق با نیازهای بازار یا شرایطی است که توسط خریداران تحمیل می شود. بسته های آماده نرم افزاری انعطاف پذیری را از نظر انجام تنظیمات لازم در مدیریت داده ها برای حفظ انعطاف کسب و کار فراهم می کند.

افزایش فروش و برنامه ریزی بلند مدت
کنترل فرآیند کسب و کار از طریق یک صفحه گسترده که به ورودی دستی برای پیگیری سفارشات فروش نیاز دارد، می تواند منجر به اشتباه در تولید و توزیع و در نتیجه از دست دادن فروش شود. بسته های نرم افزاری یکپارچه دارای بانک اطلاعاتی مطمئن هستند طی مکانیزم هایی اطلاعات در این بانک های اطلاعاتی ذخیره می شوند ذخیره اطلاعات در بانک اطلاعاتی مطمئن یک سرمایه گذاری بلند مدت است، مشروط بر اینکه ارائه دهنده/ فروشنده سیستم برای مدت طولانی شریک باقی بماند.

کاهش هزینه ها
با بهره برداری از بسته های نرم افزاری یکپارچه نه تنها سرعت و دقت تولید اطلاعات افزایش پیدا می کنند که باعث حذف کارهای تکراری می شود از طرفی با خودکار سازی بیشتر کارها، بخشی از کارها که توسط پرسنل انجام میشد توسط سیستم انجام می شود بنابراین با بکارگیری نرم افزار ضمن بهبود و کارایی در فرایندهای انجام کار باعث کاهش هزینه ها می شود.

آموزش کارکنان و فرهنگ سازی
یکی از مهمترین عناصر در بکارگیری بسته های یکپارچه نرم افزاری، آموزش کارکنان است. بدون آموزش مناسب کارکنان در رسیدن به اهداف سازمان با مشکل مواجه می شویم ارائه آموزش مناسب به کاربران، باعث می شود فرآیندهای سازمان به‌صورت رویه های استاندار تبدیل شوند و به‌صورت فرهنگ سازمانی تبدیل شود.

آموزش از راه دور
بسته های نرم افزاری یکپارچه برای کسب و کارهای کوچک و متوسط باید قا بلیت آموزش و پشتیبانی از راه دور را داشته باشند و کاربران بتوانند نیازهای آموزشی خود را از طریق اینترنت دریافت کنند و نیلزی به مراجعه حضوری کارشناسان فروشنده نداشته باشد.

به روزرسانی نرم افزار
این نوع از نرم افزارها باید قابلیت به روز رسانی را داشته باشند و برای بروزرسانی نیازی به مراجعه حضوری به سایت مشتریان نباشد و از طریق اینترنت به راحتی نسخ جدید برای مشتری به روزرسانی شود.

امنیت نرم افزار
نرم افزارهای یکپارچه چون چند حوزه را به هم مرتبط میکند و کاربران در محیط شبکه کار می کنند و از طرفی امکان اتصال از طریق اینترنت وجود دارد باید از امنیت خوبی برخوردار باشد تا اطلاعات شرکت مورد تهدید قرار نگیرد از طرفی در محیط شبکه داخلی شرکت هم هر کاربر با سطح دسترسی خودش وارد سیستم شود و حدود دسترسی هر کاربر برای ورود اطلاعات، تغییرات، حذف، دسترسی به فرم ها و گزارش ها قابل تعریف باشد و از همه مهمتر نرم افزار باید از بانک اطلاعاتی خوبی برخوردار باشد.

کاربر پسندی و استفاده راحت
یکی از مهمترین موضوعات در به کارگیری نرم افزارها، کاربر پسند بودن و احساس راحتی کاربر از استفاده نرم افزار می باشد. بسته های نرم افزار یکپارچه با رویکرد حذف کارهای تکراری و افزایش بهره وری تولید شده اند و با ارائه گزارش های متنوع و کاربردی توانسته اند رضایت بالایی از کاربران داشته باشند.

بهبود تصمیم گیری
اتخاذ تصمیمات تجاری اصلی مستلزم در دسترس بودن اطلاعات لازم و داده های دقیق و به موقع است. در کسب و کارهای کوچک زمانی که چنین داده ها و اطلاعاتی به راحتی در دسترس هستند و به طور مداوم در سیستم یکپارچه به روز می شوند، مدیریت می تواند تصمیمات آگاهانه ای را اتخاذ کند که برای رشد کسب و کار ضروری است.

نتیجه:
شرکت های کوچک و متوسط برای خودکارسازی و استانداردسازی فرآیندهای جاری خود نیاز به ایجاد بسترهای نرم افزاری دارند. بسته های نرم افزاری یکپارچه پیشران محصول گروه نرم افزاری سپینا، بسته های آماده نرم افزاری می باشد که فرآیندهای کسب و کار را خودکار می کند و باعث حذف کارهای تکراری می شود و مزایای بسیاری را برای کسب و کارها ایجاد می کند. بسته های پیشران، راهکار مناسبی برای شرکت های تولیدی، بازرگانی و خدماتی می باشد.