سیستم erp چیست و ویژگی های بهترین نرم افزار ERP کدام است؟

قبل از اینکه به بیان ویژگی های بهترین نرم افزار erp بپردازیم ابتدا تعریفی از راهکارهای نرم افزاری erp ارائه می دهیم. راهکارهای نرم افزاری یکپارچه (ERP) امروزی عملکردهای مالی و عملیاتی ضروری را یکپارچه و خودکار می کنند و مجموعه ای از داده ها را از منابعی از جمله خرید، فروش، دارائی ها، حقوق و دستمزد و گزارش مالی را ارائه می دهند و اگر به دنبال کارآمدتر کردن تیم مالی و بهبود عملیات تجاری هستید، راهکارهای نرم افزاری ERP پاسخی مناسب برای این نیاز می باشد. راهکارهای یکپارچه ERP همچنین به مدیریت موجودی، سفارش و زنجیره تامین و همچنین تهیه، تولید، توزیع و تکمیل در بستر اینترنت کمک می کنند.

ویژگی های کلیدی بهترین نرم افزار ERP روشن می کند که چرا این نرم افزار نقش محوری در کسب و کارها ایفا می کند. در اینجا ده ها قابلیت وجود دارد که باید هنگام ارزیابی سیستم های ERP در نظر گرفت.

• قابلیت یکپارچه سازی
  نرم افزارهایی که به‌صورت مستقل کار می کنند و یکچارچه نیستند منجر به ناکارآمدی و باعث از دست رفتن فرصت‌ها می شوند. اصلی‌ترین و شاید مهم‌ترین مزیت ERP، ایجاد بانک مرکزی از داده‌های مالی، عملیاتی و تجاری ضروری که می‌توانند در زمان کوتاه در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شوند و به‌صورت یکپارچه بکار گرفته شوند.
  سیستم های ERP با خصوصیت یکپارچه، این امکان را به شرکت ها می دهد داده ها به گزارش های در لحظه تبدیل شوند و فرصت هایی را برای تخصیص منابع یا سرمایه گذاری در بازارهای جدید ایجاد می کند و ابزاری برای توسعه هوش تجاری فراهم می کند.

• قابلیت اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
  نرم افزار ERP توانایی خودکارسازی وظایف تجاری تکرارپذیر، مانند حقوق و دستمزد، پردازش سفارش، صورتحساب، گزارش و غیره را فراهم می کند. اتوماسیون زمان صرف شده برای وارد کردن دستی داده ها را به حداقل می رساند، خطاها را کاهش می دهد و به کاربران اجازه می دهد تا روی کارهایی با ارزش افزوده بیشتری تمرکز کنند.
  ماهیت بهترین سیستم ERP به این معنی است که داده های وارد شده توسط یک کاربر در سراسر سازمان در دسترس است. بنابراین، برای مثال، یک ماژول ردیابی موجودی می‌تواند به طور خودکار یک محموله و فاکتور را هنگامی که سفارش خاصی در دستور کار قرار می‌گیرد، صادر کند. این به درآمد بیشتر و تجربه مثبت با مشتری تبدیل می شود. یا، مدیران خط کسب و کار می‌توانند به‌طور خودکار گزارش‌های به‌روز در مورد جریان نقدی و میزان فروش و تولید و سایر شاخص ها را برای تصمیم‌گیری دریافت کنند.

• قابلیت تجزیه و تحلیل داده ها
  استفاده موثرتر از داده ها یک اولویت همیشگی برای مدیران مالی و رهبران تجاری است. قدرت تجزیه و تحلیل داده ها کارمندان را قادر می سازد تا طیف گسترده ای از اطلاعات را جمع‌آوری کرده و آن ها را به راهکارهای عملی تبدیل کنند در مورد فرصت های تجاری جدید و همچنین راه هایی برای بهینه‌سازی عملیات فعلی، کاهش هزینه ها، کشف تقلب و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می توان از نمونه تجزیه و تحلیل هایی باشد که در بهترین سیستم ERP بکار گرفته می شود.
  
• قابلیت گزارش گیری
  گزارش دهی به هنگام و باکیفیت برای مدیران مهم است. گزارش گیری در بهترین سیستم ERP، اطلاعات مربوط به عملیات تجاری را در گزارش هایی جمع‌آوری می کنند که به ذینفعان قدرت می دهد تا تصمیمات آگاهانه تری بگیرند، فرآیندهای تجاری را بهبود بخشند و نقاط بحرانی را قبل از آسیب دیدن کسب و کار شناسایی کنند. گزارش‌ها ممکن است شامل نمایش‌های بصری مانند نمودارها، گزارش های متنی و جداول و یا داشبورد باشند که روندها و الگوها را برای بهبود نتایج کسب‌وکار آشکار کنند.

• قابلیت ردیابی و داشتن درک صحیح از کسب و کار
  در بهترین نرم‌افزار ERP، شرکت‌ها این امکان را دارند که معیارهای کسب‌وکار را ردیابی و از سطح عملیات خود درک درستی کسب کنند. آنها این کار را با تسهیل دسترسی به داده در زمان واقعی، تجزیه اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی متمرکز و ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل برای هر جنبه ای از عملیات تجاری انجام می دهند.
  
• حسابداری مدیریت
  متمرکز بودن اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی و بهره مندی از بستر اینترنت در بهترین نرم افزار ERP این امکان را می دهد که مدیران بتوانند درک مناسبی از آنالیز بهای تمام شده کالای ساخته شده داشته باشند و اطلاعات در کوتاه ترین زمان ممکن در اختیار حسابداری مدیریت برای تولید گزارش های مدیریتی قرار گیرد گزارش هایی که در اختیار مدیران کسب و کار قرار داده می شود عملکرد شرکت را با اهداف سازمان مقایسه شود و مدیران از انحراف های احتمالی در کسب و کار درک صحیحی کسب کنند از طرفی با در اختیار داشتن آنالیز بهای تمام شده کالای ساخته شده می توان هزینه های تولید را کنترل و مدیریت کنیم یا نسبت افزایش کیفیت محصولات اقدام کنیم.
  
• مدیریت مالی
  مدیریت مالی یک کار پیچیده است که شامل برنامه ریزی، سازماندهی و تعیین بهترین استفاده از سرمایه برای یک کسب و کار است. رهبران مالی باید داده‌های مالی همه بخش‌ها را برای تصمیم‌گیری در مورد پروژه‌های سرمایه، منابع مالی، مدیریت پول نقد و کنترل‌های مالی ردیابی و استفاده کنند.
  ویژگی های سیستم ERP توانایی ردیابی، ذخیره و تجزیه و تحلیل داده های مالی مانند حساب های پرداختنی، حساب های دریافتنی، دفتر کل و بودجه را ارائه می دهد. سیستم ها ممکن است وظایف پیشرفته تری مانند مدیریت مالیات، مدیریت دارایی های ثابت، شناسایی درآمد و چند ارزی را انجام دهند. از طرفی برنامه ریزی تامین مالی در بهترین سیستم های ERP برای پرداخت ها می تواند مدیر مالی را در تامین نقدینگی کمک زیادی کنند و مدیران را کمتر با چالش مواجه کنند.
  بهترین سیستم ERP با ردیابی، تجزیه و تحلیل و گزارش داده های حیاتی کسب و کار به تیم های مالی در فرآیند مدیریت کمک می کنند. در سازمان‌های بزرگ و پیچیده، سیستم‌های ERP ابزار لازم برای مدیریت صحیح مالی هستند.

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
  سیستم‌های ERP با ویژگی‌های CRM ارتباط با مشتری را گسترش می‌دهند. تمام اطلاعات مشتری از جمله مخاطبین، تاریخچه سفارش، سفارش‌های خرید و وضعیت مشتری و… در یک پایگاه داده مشترک و یکپارچه به راحتی قابل دسترسی و پیگیری است.
  سیستم‌های CRM شرکت‌ها را قادر می‌سازند تا فرآیندهایی مانند ایجاد یادآوری حساب‌های دریافتنی و ارسال اعلان‌ها برای پیگیری زمانی که مشتری بالقوه به نقطه از پیش تعریف‌شده در جریان فروش کالا و خدمات می باشد را خودکار کنند.
  
• فروش و بازاریابی
  سیستم‌های ERP که با ماژول CRM یکپارچه هستند برای تیم‌های بازاریابی و فروش در تسهیل فرآیند فروش، افزایش فروش، تولید و سفارش‌های خرید، بودجه بندی، مدیریت کمیسیون‌ها و ردیابی جزئیات کلیدی مانند حاشیه سود و نسبت‌ها، استفاده می کنند.
  در بهترین نرم افزارهای ERP، تیم‌های بازاریابی از توانایی هدایت مشتریان بیشتر، ایجاد و اجرای سریع کمپین‌ها و ردیابی فعالیت مشتری در چرخه فروش بهره‌مند می شوند.
  
• منابع انسانی (HR)
  منابع انسانی بعنوان یکی از ماژول های یک سیستم ERP به عنوان یک پلتفرم مدیریت پرسنلی عمل می‌کند، حقوق و دستمزد، استخدام، پذیرش و مدیریت وام را مدیریت می‌کند. عملکردهای پیچیده منابع انسانی، مانند کسر مالیات و مزایا، با نرم‌افزار منابع انسانی متصل به ERP خودکار می‌شوند که ضمن کاهش خطا، در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌شود.
  
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)
  سیستم های ERP با ردیابی تقاضا، موجودی، فرآیندهای تولید، لجستیک و توزیع، بینشی را در مورد کارایی مدیریت زنجیره تامین (SCM) شرکت ارائه می دهند. یک زنجیره تأمین کاملاً خودکار و یکپارچه با پیشنهاد سفارش‌های خرید، سفارش‌های کاری و سفارش‌های انتقال در چندین مکان، عملیات را بهبود می‌بخشد.
  سیستم های SCM همچنین می توانند به تعیین اهداف موجودی و ساده‌سازی برنامه ریزی منابع توزیع کمک کنند. داده‌ها بی‌درنگ در زنجیره تامین یک شرکت به شناسایی مناطق ناکارآمد کمک می‌کند و کنترل و مدیریت بیشتری را بر روی موجودی فراهم می‌کند.
  
• مدیریت تولید
  سیستم های ERP امروزی با کمک به برنامه ریزی محصول، تامین مواد اولیه، نظارت بر تولید و پیش بینی، کارایی را در فرآیندهای تولید افزایش میدهد. در ارتباط با SCM، ابزارهای تولید ERP توانایی سازمان را برای مدیریت و خودکارسازی تصمیمات برنامه ریزی و پیش بینی موجودی عمده افزایش می یابد.

یکی از مهم ترین پارامترهای یک ERP خوب راهکارهای متناسب با هر صنعت می باشد. بهترین سیستم ERP باید ماژول های مناسب با هر صنعت را ارائه دهد و نیازهای آن صنعت را پاسخگو باشد. به همین خاطر شرکت سپینا راهکارهای نرم افزاری ERP خود را در قالب راهکارهای نرم افزاری راهیار متناسب برای هر صنعت ارائه داده است تا ماژول های خاص همان صنعت در کوتاهترین زمان با کادری مجرب استقرار و پیاده‌سازی شوند. برخی از راهکارها مانند راهکار پخش، راهکار صنایع سیمان، راهکار شرکت های نفت، گاز و پتروشیمی، راهکار برای شرکت های کوچک و متوسط(پیشران)، e commerce ها، راهکار قطعه سازی، راهکار داروئی و شرکت های شیمیایی و راهکار پیمانکاری و… را ارئه داده است.