نقش نرم افزار ERP خوب در حاکمیت فناوری اطلاعات

تعریف حاکمیت فناوری اطلاعات

حاکمیت فناوری اطلاعات عنصری از حاکمیت شرکتی است که با هدف بهبود مدیریت کلی فناوری اطلاعات و کسب ارزش بهبود یافته از سرمایه گذاری در اطلاعات و فناوری انجام می شود. چارچوب‌های حاکمیت فناوری اطلاعات، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا ریسک‌های فناوری اطلاعات خود را به طور مؤثر مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که فعالیت‌های مرتبط با اطلاعات و فناوری با اهداف کلی کسب‌وکارشان همسو هستند.
حاکمیت فناوری اطلاعات فرآیند یا چارچوبی است که در آن کلیه تصمیمات مهم مرتبط با فناوری اطلاعات به دقت رصد می شود تا زمانی که محصول یا خدمات به مشتریان نهایی تحویل داده می شود، از درستی تمام ارزش ها اطمینان حاصل شود. همچنین تضمین می کند که تمام تصمیمات اتخاذ شده در زمینه IT نوید ارائه ارزش های مناسب به مشاغل توسط ذینفعان این حوزه و کاهش ریسک برای خطرات مربوط را می دهد. چارچوب حاکمیت فناوری اطلاعات یک ساختار جامع است که توضیح می‌دهد چگونه سازمان می‌تواند تمام حاکمیت فناوری اطلاعات سفارشی شده در یک شرکت را پیاده‌سازی، اجرا، نظارت و مدیریت کند. این دستورالعمل ها را ارائه می دهد و کارآمدترین روش را برای استفاده از تمام فرآیندها و منابع فناوری اطلاعات یک شرکت محاسبه می کند.

چرا مدیریت فناوری اطلاعات مهم است؟

حاکمیت فناوری اطلاعات سازمان را قادر می سازد:

• نشان دادن نتایج قابل اندازه گیری در برابر استراتژی ها و اهداف تجاری گسترده‌تر؛
• رعایت تعهدات قانونی و نظارتی مربوط، مانند آنچه در GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده ها) تعیین شده است.
• به ذینفعان اطمینان دهید که می توانند به خدمات فناوری اطلاعات سازمان شما اطمینان داشته باشند.
• تسهیل افزایش بازده سرمایه گذاری فناوری اطلاعات؛ و
• از قوانین یا الزامات خاصی از حاکمیت شرکتی یا فهرست بندی عمومی پیروی کنید.

ISO 38500 استاندارد بین‌المللی راهبری فناوری اطلاعات

ISO/IEC 38500:2015 استاندارد بین المللی برای حاکمیت شرکتی فناوری اطلاعات است.
این اصول، تعاریف و چارچوب سطح بالایی را تعیین می‌کند که سازمان‌ها در هر نوع و اندازه‌ای می‌توانند از آن استفاده کنند تا استفاده خود از فناوری اطلاعات را با تصمیمات سازمانی هماهنگ کنند و به تعهدات قانونی، مقرراتی و اخلاقی خود عمل کنند.
علاوه بر ایزو 38500، چارچوب‌های بی‌تعداد فروشنده و به‌طور گسترده‌ای شناخته شده وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند از آنها برای اجرای یک برنامه حاکمیت فناوری اطلاعات استفاده کنند و هر کدام نقاط قوت حاکمیت فناوری اطلاعات خود را دارند – به عنوان مثال، COBIT بیشتر بر مدیریت فرآیند و ITIL بر مدیریت خدمات تمرکز می کند – اما ممکن است از یک رویکرد یکپارچه بهره‌مند شوید و از بخش هایی از چندین چارچوب برای ارائه نتایج مورد نیاز خود استفاده کنید.

ITIL مدیریت خدمات فناوری اطلاعات

ITIL که به طور گسترده در سراسر جهان پذیرفته شده است، چارچوبی برای ITSM (مدیریت خدمات فناوری اطلاعات) است. آخرین نسخه آن، ITIL 4، در فوریه 2019 راه‌اندازی شد.
ITIL توسط ISO/IEC 20000:2018 پشتیبانی می‌شود – استاندارد بین‌المللی برای ITSM که سازمان‌ها می‌توانند بر اساس آن گواهینامه مستقل دریافت کنند

COBIT

COBIT (اهداف کنترل برای اطلاعات و فناوری های مرتبط) یک چارچوب کنترل حاکمیت فناوری اطلاعات شناخته شده بین المللی است که به سازمان ها کمک می کند تا با چالش های تجاری در زمینه انطباق با مقررات، مدیریت ریسک و همسویی استراتژی فناوری اطلاعات با اهداف سازمانی مواجه شوند.
COBIT 2019، آخرین ورژن این چارچوب، در نوامبر 2018 منتشر شد. این چارچوب بر پایه COBIT 5 ساخته شده است، مفاهیم جدیدی را معرفی می کند و به آخرین پیشرفت های مؤثر بر IT سازمانی می پردازد.

پنج حوزه حاکمیت فناوری اطلاعات

موسسه راهبری فناوری اطلاعات (ISACA) حاکمیت فناوری اطلاعات را به پنج حوزه تقسیم می کند:

1. تحول ارزش
2. هم راستایی استراتژیک
3. مدیریت اجرایی
4. مدیریت منابع
5. مدیریت ریسک

همچنین نیاز به تعریف مقادیر گزارش‌دهی و معیارهای عملکردی را که برای استانداردسازی داده‌های مدیریت در بین طرف‌های مختلف درگیر در مدل استفاده می‌شوند، ارزیابی می‌کند و به کارمند اجازه می‌دهد تا موفقیت هر مرحله را که او و شرکت برمی‌دارند، به‌طور دقیق ارزیابی کند.

مدیریت فناوری اطلاعات چیست؟

حاکمیت فناوری اطلاعات جزئی از حاکمیت شرکتی است که با هدف بهبود مدیریت کلی فناوری اطلاعات و به حداکثر رساندن ارزش سرمایه گذاری اطلاعات و فناوری انجام می شود.
ایجاد چارچوبی برای حاکمیت شرکتی فناوری اطلاعات می تواند به سازمان در برآوردن الزامات قوانین و مقررات تجاری کمک کند. برنامه ریزی حاکمیت فناوری اطلاعات در یک سازمان به شما در تعریف و حفظ خط مشی ها و رویه های مناسب کمک می کند که به شما در برآوردن این الزامات امنیت داده و حفظ حریم خصوصی کمک می کند همچنین می تواند به شما کمک کند تا بیشترین بهره را از سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات خود ببرید. این امر با کمک به شما در ارزیابی، اولویت‌بندی و انتخاب سرمایه‌گذاری‌هایی که به احتمال زیاد بهترین بازده را ارائه می‌دهند، و همچنین اطمینان از همسویی خریدها و فعالیت‌های فناوری اطلاعات با اهداف کلی کسب‌وکار، این کار را انجام می‌دهد. فناوری اطلاعات را می توان با برنامه ریزی و ساختار مناسب به شیوه ای مؤثر، کارآمد، ایمن و مطابق با مقررات اداره کرد. ایجاد یک چارچوب همچنین می تواند به مدیریت ریسک های مرتبط با فناوری اطلاعات کمک کند، مانند استفاده از حاکمیت امنیت فناوری اطلاعات برای مدیریت خطرات ناشی از حملات سایبری.

با تشویق به استفاده از مجموعه ای استاندارد از فناوری ها، حاکمیت فناوری به عنوان بخشی از حاکمیت فناوری اطلاعات می تواند هزینه های پشتیبانی فناوری اطلاعات را کاهش دهد. همچنین می‌توان از آن برای استانداردسازی کلیه فرآیندهای مرتبط با فناوری اطلاعات، کاهش هزینه‌ها و بهبود خدمات مشتری با استفاده از چارچوب‌هایی مانند COBIT استفاده کرد. مزایای دیگر عبارتند از:

1. نشان دادن نتایج قابل اندازه گیری از استفاده از فناوری اطلاعات
2. به ذینفعان اطمینان دهید که می توانند به خدمات فناوری اطلاعات شما اعتماد کنند.
3. افزایش بازده سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات
4. رعایت کلیه الزامات حاکمیت شرکتی
5. افزایش بازده سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات
6. رعایت کلیه الزامات حاکمیت شرکتی

مولفه های حاکمیت فناوری اطلاعات

برخی از اجزای اصلی مدیریت فناوری اطلاعات به شرح زیر است:

• ساختار

یک چارچوب برای حاکمیت فناوری اطلاعات به منظور استانداردسازی فرآیندها و کاهش خطاها ضروری است. چارچوب اساس هر پروژه است و به شناسایی مراحل مختلفی که باید در فرآیند گنجانده شوند کمک می کند. تمام مسئولیت ها و وظایف باید در چارچوب گنجانده شود تا هر کسی که به آن نگاه می کند بتواند به سرعت فرآیند را شناسایی کند.

• مزایای کسب و کار

مزایای زیادی در سازمان وجود دارد، چه از نظر سودآوری و چه مرتبط با رشد، اما درک آنها در زمینه رشد سازمان حیاتی است. زیرا این امر به سازمان در پایبندی به استانداردها کمک می کند و با کمک به کارکنان خود در تدوین قوانین، سطح خود را بالا می برد. 

• مدیریت

 مدیریت سازمان برای رفتارهای استراتژیک یا اخلاقی آن در حکمرانی فناوری اطلاعات حیاتی است زیرا به سازمان اجازه می دهد تا با حفظ اخلاق خود به اهداف تجاری خود دست یابد. 

مدیریت پرتفوی (پرتفوی، به ترکیبی از دارایی‌ها گفته می‌شود که توسط یک سرمایه‌گذار برای سرمایه‌گذاری تشکیل می‌شود.) سازمان را قادر می سازد تا در محدوده خود گسترش یابد و به مشتریان جدید دست یابد. استراتژی و فناوری اطلاعات دو روی یک سکه هستند.

• بهینه‌سازی ریسک و منابع 

درک و تخصیص منابع سازمانی به گونه‌ای که بتوان از چندین ریسک اجتناب کرد، حیاتی است. درک بهتر تخصیص منابع می تواند به بهینه‌سازی منابع و کمک به توسعه و رشد پایدار کمک کند. 

• COBIT 

COBIT که مخفف اهداف کنترلی در فناوری اطلاعات است، یک چارچوب مهم فناوری اطلاعات است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با چالش‌های تجاری در زمینه‌های مدیریت ریسک ، همسویی استراتژی فناوری اطلاعات، انطباق با مقررات و برخی از سیاست‌ها برای عملکرد مؤثر اهداف سازمانی مقابله کنند. 

اصول حاکمیت فناوری اطلاعات

اصول برجسته مدیریت فناوری اطلاعات عبارتند از:

حاکمیت را به طور فعال طراحی کنید:
این مستلزم آن است که مدیران ارشد ابتکار عمل را بر عهده بگیرند و منابع، توجه و حمایت را به فرآیند تخصیص دهند. برای برخی از کسب و کارها، این اولین باری است که حاکمیت فناوری اطلاعات به صراحت طراحی می شود.
اغلب، فرآیندهای حاکمیت تجاری بالغ می تواند به عنوان نقطه شروع استفاده شود. نه تنها حکمرانی کلی مستلزم طراحی فعال است، بلکه هر مکانیزم نیز باید به طور منظم بازنگری شود. روی داشتن کمترین مکانیسم مؤثر تا حد امکان تمرکز کنید.

• درک زمان طراحی مجدد: بازنگری در کل ساختار حکومتی، افراد را ملزم به یادگیری نقش ها و روابط جدید می کند. یادگیری زمان می برد. در نتیجه، طراحی مجدد حاکمیت باید در کمترین موارد باشد. تحولات به غیر از فناوری اطلاعات شامل بسیاری از مسائل است و پیاده سازی آن ماه ها طول می کشد.

• تشخیص زمان طراحی مجدد: زمانی که کل ساختار حکمرانی دوباره طراحی می شود، افراد باید نقش ها و روابط جدید را بیاموزند. یادگیری زمان می برد. در نتیجه، سازماندهی مجدد حکومت باید غیر معمول باشد. تحولات شامل بسیاری از مسائل غیر از فناوری اطلاعات است و ممکن است ماه ها طول بکشد تا تکمیل شود.

• تصمیم گیری کنید: 

حکمرانی خوب، مانند استراتژی خوب، تصمیم گیری را ضروری می کند. حاکمیت فناوری اطلاعات نمی تواند و نباید به هر هدفی دست یابد، اما می تواند و باید اهداف رقابتی را برای بحث برجسته کند. با افزایش تعداد مبادلات، حکمرانی پیچیده‌تر می‌شود. 

 تضادهای هدف توسط مشاغل با عملکرد برتر با استفاده از چند اصل ساده تجاری مدیریت می شود. این اصول تجاری در اصول فناوری اطلاعات منعکس شده است.

• فرآیند رسیدگی به استثنائات را روشن کنید: استثناها نحوه یادگیری کسب و کارها هستند. استثنا در فناوری اطلاعات انحراف از هنجار است، به ویژه در معماری و زیرساخت فناوری اطلاعات. 

برخی از درخواست‌ها برای استثناها بی‌اهمیت هستند، اما اکثریت آنها به دلیل تمایل واقعی برای برآوردن نیازهای تجاری هستند. اگر استثناء پیشنهادی یک واحد تجاری ارزشمند باشد، تغییر در معماری فناوری اطلاعات می‌تواند به نفع کل شرکت باشد.

• حاکمیت طراحی در سطوح سازمانی چندگانه: در شرکت‌های بزرگ با واحدهای چندتجاری، حاکمیت فناوری اطلاعات باید در سطوح مختلف در نظر گرفته شود. نقطه شروع، حاکمیت فناوری اطلاعات در سطح سازمانی است که توسط چند استراتژی و اهداف کل سازمان هدایت می شود. 

 شرکت‌هایی با عملکردهای متمایز IT در بخش‌ها، واحدهای تجاری یا مناطق جغرافیایی نیاز به لایه‌ای متمایز اما به هم پیوسته از حاکمیت فناوری اطلاعات دارند. به طور معمول، تقاضا برای هم افزایی در سطوح پایین سازمان افزایش می یابد، در حالی که نیاز به استقلال بین واحدها در بالاترین حد است.

نتیجه گیری:

راهکارهای یکپارچه (ERP) مانند راهیار و راهیار ابری، راهکارهای نرم افزاری جامعی هستند که کلیه فرایندهای کسب و کار را اتوماسیون می کنند نرم افزارهای یكپارچه سازمانی ، راه حل‌هایی برای انواع كسب و كارها را شامل می شود. راهیار یك راهكار یكپارچه سازمانی می باشد كه حوزه های مختلف سازمانی از قبیل حوزه مالی، منابع انسانی، بازرگانی، حسابداری مدیریت و تولید را پوشش می دهد این راهكارها فقط نیازهای عملکردی یک حوزه مانند امور مالی، بازرگانی، تولید یا منابع انسانی را برطرف نمی‌کند بلکه با نگاهی جامع به فرایند سازمان، نیازهای یک سیستم اطلاعاتی كه شامل چند حوزه می شود را برآورده می کند و داده هایی که یکبار در هر یک از نرم افزارها وارد می شوند در دسترس هر نرم افزار دیگری که به این داده ها نیاز دارد، قرار می گیرد و منجر به بهبود قابل توجهی از طریق بهبود ثبات و یکپارچگی داده ها می شود.

راهكارهای یكپارچه سازمانی راهیار و راهیار ابری برای هلدینگ ها، تجارت الكترونیک (e.commerce)، نفت و پتروشیمی، سیمان و فرآورده های معدنی، تجهیزات پزشكی، شركت های پخش گرم و سرد، صنایع سلولزی، قطعه سازی، پیمانكاری، لجستیک بار، ذوب و ریخته‌گری، تعاونی های مسکن، انبوه سازان و سایر صنایع مناسب می باشد با این راهکارها می توان اطمینان حاصل کرد که فعالیت‌های مرتبط با اطلاعات و فناوری با اهداف کلی کسب‌وکارشان همسو هستند و بخش عمده ای از انتظارات در بخش حاکمیت فناوری اطلاعات را مرتفع کرد.