خودکارسازی در حسابداری

سیستم های حسابداری خودکار موضوعاتی مانند نگهداری دفاتر، ایجاد گزارش های مالی و جمع آوری اطلاعات برای تیم‌های مالی را عهده‌دار هستند. از آنجایی که فرآیندهای مالی پیچیده هستند، تیم حسابداری ممکن است با چالش‌هایی مانند مغایرت‌های حساب، خطای تراکنش، یا به روز‌رسانی با تاخیر تراکنش‌ها مواجه شود. 

استفاده از ابزارهای حسابداری خودکار برای انجام وظایف حسابداری با کارآیی، دقت و انطباق بهتر با این فرآیندها بسیار مهم می‌باشد. در شرایط اقتصادی کنونی، بیشتر سازمان‌ها فرآیندهای حسابداری خود را با وارد کردن اتوماسیون که منجر به افزایش بهره‌وری و کارایی می‌شود، تقویت می‌کنند.

از آنجایی که حسابداری یک نیاز برای هر کسب و کاری است، بهتر است پتانسیل واقعی آن را برای به دست آوردن مزیت رقابتی درک و استفاده کنیم. اگر گزارش‌های حسابداری دقیق باشد، تاریخچه مالی سازمان به موقع برای تصمیمات مدیریتی در دسترس خواهد بود در این مقاله به مزایای اتوماسیون فرآیند حسابداری می پردازیم.

اتوماسیون حسابداری چگونه کار می کند؟

نرم افزار حسابداری خودکار از فناوری برای ساده کردن وظایف حسابداری مانند تطبیق و تهیه گزارش‌های مالی استفاده می کند. در حالی که نیاز به مشارکت انسانی را به حداقل می‌رساند، فرآیندهای دستی و زمان بر را خودکار می کند و به تیم حسابداری اجازه می دهد تا بر فعالیت های ارزشمندتر تمرکز کند. اتوماسیون در حسابداری نرم افزار را قادر می سازد تا داده ها را ردیابی، ثبت و سفارشی سازی کند. این کار کارهای تکراری مانند ورود داده ها و محاسبات را حذف می کند و زمان را برای مسئولیت‌های مهم دیگر آزاد می کند. به روز ماندن با این روندها در چشم انداز صنعتی به سرعت در حال تحول امروز بسیار مهم است.

راه حل های اتوماسیون با کمک راه حل‌های فناوری با حداقل کمک انسانی، انجام وظایف را بدون خطا تبدیل می‌نماید. این به اعضای تیم شما اجازه می دهد تا برای کارهای استراتژیک‌تری مانند بودجه‌بندی یا برنامه‌ریزی وقت بیشتری بگذارند.

6 مزیت کلیدی سیستم های حسابداری خودکار

1. گردش کار سریعتر

راه حل‌های حسابداری خودکار به صرفه جویی در وقت و تلاش حسابدار شما کمک می‌کند. تیم حسابداری شما اکنون می تواند نتایج را سریعتر و با دقت بیشتری ارائه دهد. این امکان را برای جذب مشتریان بیشتر و گسترش حضور خود در بازار باز می‌کند.

2. افزایش دقت داده ها

دقت داده ها برای تامین مالی عملیات و حفظ شهرت خوب نزد مشتریان بسیار مهم است. حتی محتاط‌ترین و دقیق‌ترین متخصصان نیز ممکن است اشتباهات نامشخصی مانند قرار دادن اشتباه یک عدد یا فراموش کردن اعشار مرتکب شوند. حسابداری خودکار به کاهش احتمال خطا و تضمین دقت بهتر کمک می کند.

3. کاهش هزینه

با خودکارسازی حسابداری به وظایف اداری کمک می‌شود، بنابراین به شما در صرفه جویی در هزینه ها کمک می کند. اتوماسیون می تواند رکوردهای بیشتری را در زمان کمتر و با هزینه کمتر پردازش کند. هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری، نیازی به سرمایه گذاری در یک تیم حسابداری بزرگ برای انجام معاملات ندارید.

4. تجزیه و تحلیل جامع

حسابداران و تحلیلگران برای ردیابی روندها، شناسایی تقلب و محاسبه معیارهای مختلف که نشان دهنده قدرت مالی یک کسب و کار است، به داده های مرتبط و دقیق نیاز دارند. 

گردآوری و جمع‌آوری داده‌ها را می‌توان با خودکارسازی آسان‌تر کرد. ویژگی‌های تجزیه و تحلیل در راه حل‌های حسابداری خودکار به کارکنان غیر IT نیز اجازه می دهد تا گزارش ها را ایجاد کرده و از داده ها به راحتی گزارش بگیرند.

5. امنیت بهتر

سیستم‌های حسابداری سنتی شامل کارهای کاغذی زیادی ، سوابق ثبت در دفاتر و موارد دیگر است. احتمال گم شدن این سوابق زیاد است که به دلیل از بین رفتن منجر به ناکارآمدی می شود. سیستم‌های حسابداری خودکارمانند حسابداری پیشران می‌توانند به حسابداران شما کمک کنند تا اطمینان حاصل کنند که داده‌ها به طور ایمن در مراکز داده داخلی سازماندهی و ذخیره می‌شوند.

6. بازیابی سریعتر داده‌ها

در روزهای قبل از دیجیتال، صدها فایل و کتاب مبتنی بر کاغذ بایگانی می‌شد. برای استخراج یک سند، باید از طریق بسته‌های سوابق جستجو می‌کردید. این یک راه خسته کننده برای جستجوی اطلاعات است. 

با راه حل‌های اتوماسیون حسابداری، جستجوها و بازیابی داده ها آسان است. می‌توانید نام حساب، شرح حساب، مبلغ و هر اطلاعاتی دیگری که در اسناد را دارید جستجو کنید تا به سند آن دسترسی پیدا کنید. آرشیو داده‌ها نیز با سیستم‌های حسابداری خودکار آسان‌تر و کم هزینه‌تر است.

 برخی از کارهایی که در خودکارسازی حسابداری انجام می‌شود

1. پردازش حقوق و دستمزد

یکی از وظایف کلیدی تیم های مالی مدیریت حقوق و دستمزد و پرداخت ها است. نیاز به توجه زیادی به جزئیات دارد. تحلیلگران حقوق و دستمزد ساعت ها را صرف بررسی سوابق و نرخ های مالیاتی کارکنان برای ایجاد گزارش های دقیق می کنند. خودکار کردن عملکرد حقوق و دستمزد می تواند در زمان و تلاش تیم شما صرفه جویی کند. همچنین صحت گزارش‌های حقوق و دستمزد را تضمین می‌نماید که منجر به کاهش اختلافات و رضایت بیشتر کارکنان می شود. چه با کارمندان با حقوق ثابت و چه با مشاغل آزاد ساعتی، راه حل‌های اتوماسیون به واریز مستقیم وجوه به حساب‌های بانکی کارکنان، محاسبه حقوق، رسیدگی به مالیات‌های حقوق و دستمزد و ایجاد پرونده به صورت خودکار کمک می‌کنند.

2. مدیریت واحد بازرگانی و فروش

وقتی شرکت‌ها کالا یا خدماتی را خریداری می‌کنند، معمولاً باید با کاغذبازی‌های زیادی، از سفارش خرید گرفته تا قرارداد، دست و پنجه نرم کنند. نرم افزار اتوماسیون سیستم حسابداری ویژگی های مدیریت رسید انبار و فروش را ارائه می دهد که به خودکارسازی موفقیت آمیز فرآیندهای تکراری و کم ارزش مانند ایجاد سفارش فروش، پردازش پرداخت، تحویل کالا و غیره کمک می کند.

3. مدیریت مالی

در زمان بستن حساب، یک دوره استرس زا و پر زحمت برای مشاغل است.وقتی همه در تلاش هستند تا حساب‌ها را تعیین و تکلیف نمایند ، وظایف انباشته می شوند. برخی از چالش های رایج در این دوره به شرح زیر است:

• شناسایی، تأیید و تصحیح خطا
• تطبیق حساب و کنترل مبلغ مالیات
• بازیابی فاکتورها و رسیدهای مفقود شده در حین انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر
• شناسایی پرداخت های ناشناس

شما می توانید این فرآیندها را با استفاده از پلتفرم‌های اتوماسیون خودکار کنید.

4. مدیریت هزینه

جمع آوری رسیدهای هزینه از همکاران اغلب به سختی ردیابی مشتریان متخلف برای پرداخت است. برخی از آنها ممکن است رسید خود را گم کرده باشند در حالی که برخی دیگر ممکن است رسیدهای ناقص داشته باشند. نرم افزار اتوماسیون جمع آوری، انتقال و نظارت بر هزینه‌ها را آسان‌تر می‌کند. از طریق انواع گزارش‌ها می‌توان در نرم‌افزار ردیابی هزینه‌ها و دریافت‌ها را به‌طور خودکار ثبت شده‌اند را ردیابی کرد.

5. فرآیندهای حساب های پرداختنی  و حساب های دریافتنی 

حساب های پرداختنی و حساب های دریافتنی به طور قابل توجهی بر جریان نقدی شرکت شما تأثیر می گذارد. آنها هر دو جزء جدایی ناپذیر صورت جریان نقدی شما هستند سوء مدیریت حساب‌های پرداختنی منجر به هزینه‌های بالا برای کسب و کار و شهرت بد نزد فروشندگان می شود. از سوی دیگر، شرکت‌هایی که در مدیریت حساب‌های دریافتنی خود ناکام هستند، در معرض خطر عدم دریافت به موقع حقوق هستند که منجر به چالش‌های سرمایه در گردش می‌شود. برای بهینه‌سازی حساب‌های دریافتنی، باید پرداخت‌های معلق را پیگیری کنید، به مشتریان یادآوری کنید که به موقع پرداخت کنند و مشتریان پرخطر را به عنوان اولویت مجموعه‌ها شناسایی کنید.

6. پیش بینی پول نقد

متخصصان حسابداری کلید اطلاعات مهم شرکت را در دست دارند و به شکل گیری تصمیمات استراتژیک کسب و کار کمک می‌کنند. در نتیجه، توانایی آنها در جمع‌آوری و ارائه داده‌ها به تیم های رهبری حیاتی است. قابل مشاهده بودن پول نقد یکی دیگر از عوامل مهمی است که کسب و کارها باید در هنگام اتخاذ تصمیمات استراتژیک سرمایه‌گذاری در نظر بگیرند. راه‌حل‌های نرم‌افزاری می‌توانند داده‌ها را از چندین منبع به سرعت جمع‌آوری کنند، بنابراین به شما در تهیه گزارش‌های جامع کمک می‌کنند.

به عنوان یک صاحب کسب و کار، پیگیری فعالیت های مالی بسیار مهم است. نرم افزار حسابداری به ثبت پرداخت ها، مدیریت هزینه ها، صورتحساب مشتریان، تطبیق تراکنش ها، شناسایی خطاها و بستن دفاتر کمک می کند و کارهای روزمره حسابداری را ساده می کند.چندین گردش کار فرآیند حسابداری وجود دارد. برخی از آنها عبارتند از: سفارش فروش، سفارش خرید، هزینه، گزارش‌‌گیری‌ها، موضوعات حقوق و غیره.

 فناوری بسیاری از وظایف حسابداری را خودکار کرده است، اما به طور کامل جایگزین انسان نخواهد شد. با نرم افزارهای حسابداری مانند راهیار حسابداری در فرآیندها کارآمدتر و در گزارش‌ها دقیق‌تر می‌شوند.