برخی قابلیت های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

مقدمه: اتوماسیون اداری امروزه به عنوان یکی از موضوعات مهم در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات مطرح است. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها هنوز از روش‌های سنتی برای مدیریت نامه‌های اداری بهره می‌گیرند. در این مقاله، به برخی از قایلیت ها در بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت.
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در مكاتبات اداری علاوه بر افزایش سرعت و کارایی در انجام امور، به مدیران و کارکنان امکان مانیتورینگ و پیگیری وضعیت هر یک از نامه‌ها را می‌دهد. با استفاده از این سیستم، امکان پاسخ دهی به نامه‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن و مطابق با الگوهای تعیین شده در سازمان فراهم می‌شود. اتوماسیون اداری می‌تواند به عنوان یکی از راه‌حل‌های مدرن و مؤثر برای مدیریت انواع نامه‌ها در سازمان‌ها مطرح شود. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، می‌توان به سرعت و با کیفیت بالا به مدیریت نامه‌ها پرداخت و از خطاهای احتمالی که در روش‌های سنتی می تواند رخ دهد پرهیز کرد.

در ابتدا به دسته بندی انواع نامه ها در اتوماسیون اداری اشاره می کنیم.

انواع نامه ها در اتوماسیون اداری

بخش اول نامه‌های وارده:
نامه های وارده به سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند به عنوان یکی از مزایای بکارگیری این فناوری در این حوزه مطرح شود. نامه هایی که خارج از سازمان در دبیرخانه رسید می شوند و از طریق وارد کردن نامه‌های وارده به سیستم اتوماسیون اداری، می‌توان به سرعت و به صورت خودکار آن‌ها را دسته‌بندی کرده و به برای کاربر مربوطه ارجاع داد. همچنین، در نرم افزار اتوماسیون اداری، می‌توان به راحتی پیگیری وضعیت نامه‌ها و نتایج آن‌ها را نیز انجام داد و با اعمال برخی تنظیمات میتوان کنترل کرد که نامه به شخص اشتباه ارجاع نشود.

بخش دوم نامه های صادره:
برای مکاتبات خارج از سازمان می توان با ایجاد نامه‌های صادره و با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری ، می‌توان به راحتی نامه‌های صادره را ایجاد و ثبت کرد. همچنین، این سیستم به کاربر اجازه می‌دهد تا از قالب‌های استاندارد نامه‌های صادره استفاده نمائیم و به راحتی بتوان اطلاعات مربوط به گیرنده، موضوع، محتویات و ضمایم را به صورت دقیق و کامل استفاده شود. علاوه بر این، با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، می‌توان به سرعت و با کیفیت بالا نامه‌های صادره را چاپ و ارسال کرد. در نامه های صادره هم تعداد خطاهای کاربران کاهش می یابد و نامه را می توان به صورت الکترونیکی یا فیزیکی برای اشخاص طرف مکاتبه ارسال نمود.

بخش سوم نامه های داخلی:
نامه‌ای است که داخل سازمان بین بخش‌ها و کارکنان ارسال می‌شود. این نوع نامه‌ها معمولاً برای انتقال اطلاعات و اطلاع‌رسانی بین بخش‌های سازمان استفاده می‌شوند و معمولاً به صورت الکترونیکی در سیستم اتوماسیون اداری تهیه و مدیریت می‌شوند.
در کل، نامه‌های وارده و صادره بیشتر در ارتباط با ارتباطات خارجی سازمان هستند، در حالی که نامه‌های داخلی بیشتر برای انتقال اطلاعات و ارتباطات داخلی در سازمان استفاده می‌شوند. نامه‌های وارده، صادره و داخلی معمولاً در یک سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند که به صورت الکترونیکی ارتباط بین کارکنان و بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند. با استفاده از این سیستم، نامه‌ها به صورت الکترونیکی دریافت، پاسخ داده و ارسال می‌شوند و برای پیگیری وضعیت هر یک از آن‌ها، می‌توان از ابزارهای گوناگون موجود در سیستم استفاده کرد.

کارتابل در اتوماسیون اداری چیست؟

کارتابل در اتوماسیون اداری به محیطی اطلاق می‌شود که نامه‌ها و اسناد ارسالی به سازمان در آن جا به صورت الکترونیکی مدیریت می‌شوند. کارتابل در واقع یکی از اجزای اصلی سیستم اتوماسیون اداری است و به عنوان مرکزی برای پردازش و مدیریت نامه‌های وارده و خروجی و گردش اسناد در سازمان عمل می‌کند.
در کارتابل، نامه‌ها و اسناد ارسالی به سازمان وارد می‌شوند و پس از ثبت در سیستم اتوماسیون اداری، به کاربر مربوطه اعلام می‌شود که نامه یا سند جدیدی در کارتابل او وجود دارد. کاربر می‌تواند با ورود به کارتابل خود اطلاعات مربوط به نامه‌ها و اسناد موجود در آن را مشاهده و مدیریت کند. این امکان به کاربران داده می‌شود که به راحتی بتوانند نامه‌ها و اسناد را مشاهده کرده، آن‌ها را به بخش‌های مربوطه هدایت کرده و پیگیری وضعیت آن‌ها را انجام دهند.

در کارتابل، نامه‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی مدیریت می‌شوند و از این رو به طور کامل قابل پیگیری و مدیریت هستند. با استفاده از کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری، می‌توان به راحتی و با سرعت بیشتری به مدیریت نامه‌ها و اسناد پرداخت و از خطاهای احتمالی که در روش‌های سنتی ممکن است رخ دهند، جلوگیری کرد.

فرم ساز در اتوماسیون اداری چیست؟

فرم ساز در اتوماسیون اداری به مجموعه ای از ابزارها و قابلیت هایی گفته می‌شود که به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی فرم های مختلف را طراحی و سفارشی سازی کنند و به سرعت اطلاعات مربوط به آن را جمع آوری کنند.
با استفاده از فرم ساز، کاربران می‌توانند فرم‌های مختلفی را طراحی کرده و از آنها برای جمع آوری اطلاعات و انجام عملیات‌ مرتبط با آنها، استفاده کنند. برای مثال، می‌توان از فرم ساز برای طراحی فرم‌های جمع آوری اطلاعات مشتریان، فرم‌های مرتبط با مدیریت پروژه‌ها، فرم‌های مرتبط با مدیریت منابع انسانی و غیره استفاده کرد.
در فرم ساز، کاربران قادر هستند تا فیلدهای مختلفی را به فرم اضافه کنند، مانند فیلد متن، فیلد عدد، فیلد تاریخ و زمان، فیلد انتخاب گزینه‌ای و غیره. همچنین، امکان افزودن توضیحات، پیوست و قوانین و مقررات مرتبط با فرم نیز در فرم ساز فراهم است.

سطوح محرمانگی نامه ها در اتوماسیون اداری چیست؟

سطوح محرمانگی نامه‌ها در اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از سطوح امنیتی اطلاق می‌شود که برای مدیریت دسترسی به نامه‌های مختلف و تعیین سطح دسترسی کاربران در سیستم اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سطوح بر اساس محرمانگی و حساسیت اطلاعات در نامه‌ها تعیین می‌شود و می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
عمومی: این سطح محرمانگی نامه‌ها به معنای عدم وجود محدودیتی در دسترسی به نامه است و هیچ محدودیتی برای دسترسی کاربران به آنها وجود ندارد.
محرمانه: این سطح محرمانگی برای نامه‌هایی که شامل اطلاعات حساس و مهم هستند و برای دسترسی به آنها نیاز به داشتن مجوز و دسترسی ویژه دارند، استفاده می‌شود.
سری: این سطح محرمانگی برای نامه‌هایی که حاوی اطلاعاتی محرمانه هستند و برای دسترسی به آنها نیاز به داشتن مجوز و دسترسی خاص ویژه‌ای دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
فوق سری: این سطح محرمانگی برای نامه‌هایی که مربوط به موضوعاتی مانند امنیت ملی، دفاع و امداد، اطلاعات اقتصادی و مالی، محیط زیست و موضوعات مرتبط با سیاست‌های دولتی هستند، استفاده می‌شود و برای دسترسی به آنها نیاز به داشتن مجوز و دسترسی ویژه دارند.

نتیجه گیری:

خصوصیت نرم افزار اتوماسیون اداری در ابتدا حذف یا کاهش کاغذ در مکاتبات می باشد. ولی علاوه بر آن با به‌کارگیری این سیستم، سرعت مکاتبات افزایش می یابد و خطاها در ارجاع نامه ها حذف می شود و نامه ها و دستورات به‌صورت الکترونیکی در سیستم ذخیره می شوند و سرعت و کیفیت مکاتبات به‌طور محسوسی در سطح سازمان افزایش می یابد در نتیجه باعث رضایت ذینفعان می گردد و در نهایت باعث احترام و حفظ محیط زیست می گردد.

نرم افزار اتوماسیون اداری راهیار به همین منظور تولید شده است و با کاربری آسان، راهکار مناسبی برای نامه های داخلی، نامه های وارده و نامه های صادره می باشد و با بهره بردن از قابلیت فرم ساز آن می توان گردش فرم هایی از قبیل مرخصی ها، فرم ماموریت، دستور پرداخت و … را حذف و به‌صورت الکترونیکی انجام داد. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری راهیار مراجعه نمایید.