انبارگردانی در نرم افزار انبار

كنترل فیزیكی موجودی کالاها و نحوه نگهداری آنها بسیار مهم است. همچنین دانستن دقیق آمار موجودی كالای ساخته شده در پایان دوره و مواد و كالاهای در جریان ساخت برای بهایابی كالای ساخته شده و فروش رفته برای تهیه صورت های مالی هم ضرورت دارد. شمارش موجودی های انبار در طی دوره یا در پایان دوره مالی با فرایند انبارگردانی در نرم افزارهای انبار انجام می شود. در ابتدایی ترین انتظار، شمارش موجودی ها این انتظار می رود تا بدانید در آن لحظه چه مقدار موجودی در انبارها وجود دارد. با این حال، دلایل دیگری وجود دارد که چرا انجام منظم شمارش موجودی ها ضرورت دارد.

برخی از دلایل شمارش موجودی ها عبارتند از:

• جلوگیری از انباشت بیش از حد موجودی
• جلوگیری از كاهش موجودی ها
• شناسایی كالاهای فاسد شدنی
• شناسایی كالاها و مواد آسیب دیده
• انطباق آمار فیزیكی موجودیها و كنترل آنها با اطلاعات مالی
• كنترل و جلوگیری از هرگونه سواستفاده احتمالی
• محاسبه تعداد موجودی پایان دوره كالای ساخته شده و در جریان تولید (در جریان تكمیل)
• كنترل نحوه نگهداری و ملاحظات خاص كه برای نگهداری كالاها لازم است
• كنترل فرایند اسناد درخواست تا تحویل كالا
• كنترل محل نگهداری و رعایت مسائل ایمنی و كفایت پوشش بیمه ای

شمارش موجودی یک روش معمولی است که در انبار برای بررسی دقیق سطوح و مکان های موجودی ها انجام می شود.

اقداماتی كه قبل از انبارگردانی باید انجام دهیم:

1. تهیه دستورالعمل انبارگردانی و تعیین تیم های شمارش
2. تعیین روش انبارگردانی: این بستگی به نوع کالای ذخیره شده دارد. هنگام اولویت بندی روش ها برای شمارش، یک گزینه استفاده از روش نمونه گیری بر اساس گردش مالی، تعداد دفعات گردش، میزان موجودی و … است. آنها همچنین می توانند بر اساس منطقه یا خانواده محصول سازماندهی شوند.
3. آموزش تیم انبارگردانی: تیم انبارگردانی باید دقیقاً بدانند چه مراحلی را باید دنبال کنند، تاریخ شروع و پایان انبارگردانی، تعداد دفعات انبارگردانی، نحوه شمارش و توزین و… چگونه هستند همچنین هر دستورالعمل دیگری در زمان انبارگردانی وجود دارد را رعایت كنند به عنوان مثال آیا در زمان انبار گردانی می توان رسید و حواله انبار داشت و چگونه

4. از زمان‌های غیر اوج مصرف استفاده کنید: مهم است که فصلی بودن را در نظر بگیرید و سعی کنید موجودی‌ها را در دوره‌های فعالیت کمتر سازماندهی کنید. این امر تأثیر آنها را بر انبار محدود می کند.
5. هماهنگی با واحدهای داخل سازمان:در فعالیت های عادی روزانه انبار نقش تعیین كننده ای را دارد و همواره به خطوط تولید و سایر واحدهای غیر تولیدی باید كالا یا مواد اولیه تحویل دهد و در صورتیكه در جریان انبارگردانی پیش بینی لازم دیده نشده باشد در امور جاری سازمان و تولید اختلال ایجاد می شود و اگر واحد فروش به واسطه عدم تحویل محصول به مشتری نتواند تعهدات خود را انجام دهد باعث نارضایتی مشتریان می شود بنابراین قبل از انبارگردانی باید هماهنگی های سازمان انجام شود.
6. به تامین کنندگان اطلاع دهید: برنامه زمانبندی تحویل مواد اولیه از تامین كنندگان بسیار مهم است تا خط تولید بتواند در زمان انبارگردانی به تولید ادامه دهد بنابراین باید از قبل به تامین کنندگان اطلاع دهید.
7. ابزارها و منابع مستند خود را بررسی کنید: ممکن است این موضوع کمتر مهم به نظر برسد، اما زمان صرف شده برای انجام فهرست باید تا حد امکان محدود باشد بنابراین باید از قبل ابزارها (باسكول، كامپیوترها، پرینتر و …) و مستندات (مجوز ورود و خروج و هماهنگی های داخل سازمان و…) لازم برای جلوگیری از بروز هرگونه مشکل لحظه آخری آماده شود.
8. هماهنگی با حسابرس مستقل: یكی از اشخاصی كه در فرایند انبارگردانی حاضر است و در گزارش خود در خصوص نحوه انبارگردانی انبارها و كالاها در گزارش به آن اشاره می كند حسابرس مستقل می باشد لذا در خصوص حضور ایشان هم باید هماهنگی لازم را داشته باشیم.

امروز كمتر شركتی وجود دارد كه از نرم افزار مكانیزه انبار استفاده نكند. یكی از قابلیت های نرم افزار انبار، امكان انبارگردانی می باشد.

امكاناتی كه یک سیستم انبار در قسمت انبارگردانی باید داشته باشد عبارتند از:

1. قبل از تاریخ انبارگردانی رسید و حواله انبار برای انبارهایی كه برنامه انبارگردانی دارند انجام نشود.
2. تعداد دفعات شمارش انبار گردانی را بتوان تعریف كرد.
3. انبارهایی كه در انبارگردانی هستند را انتخاب كنیم.
4. سطوح دسترسی كاربران در قسمت انبارگردانی قابل تعریف باشد.
5. برای تهیه لیست كالاهایی كه می خواهیم شمارش كنیم بتوانیم كلیه كالاها را انتخاب كنیم یا بصورت نمونه گیری بتوانیم كالاها را بر اساس اهمیت و اولویت (تعداد دفعات گردش، اهمیت مبلغی، حداقل موجوی،حداكثر موجودی و امثالهم) انتخاب كنیم.
6. در صورتیكه كاربر نخواهد كل كالاها را شمارش كند و از روش های نمونه گیری سیستمی هم استفاده نكند خودش بتواند كالاهایی را كه می خواهد شمارش شود را خودش انتخاب كند.
7. اگر انبارها در نقاط مختلف جغرافیایی هستند بتوانیم برای هر انبار برنامه انبارگردانی جدایی داشته باشیم.
8. ورود آمار كالاهای شمارش شده به سیستم ساده و راحت باشد.

9. اطلاعات شمارش شده كالاها را از اكسل در نرم افزار بصورت خودكار منتقل كنیم.
10. امكان ارتباط با ابزارهای روز و تكنولو‍ی های روز را داشته باشد مثلاً RFID
11. سیستم قادر به تولید تگ انبارگردانی باشد و بتوانیم قالب انبار گردانی را خودمان طراحی كنیم.
12. در مرحله دوم شمارش برای كدام كالاها لیست شمارش تهیه شود آیا برای همه كالا لیست شمارش تهیه شود یا برای مواردی كه فقط اختلاف داشتند.
13. در مرحله سوم شمارش برای كدام كالاها لیست شمارش تهیه شود آیا برای همه كالاها لیست شمارش تهیه شود یا برای كالاهایی كه بین شمارش اول و موجودی كالاها و شمارش دوم اختلاف داشته یا فقط برای كالاهایی كه بین شمارش دوم و سوم اختلاف وجود داشته لیست تهیه كنیم.
14. در صورت وجود مغایرت احتمالی بین سیستم و شمارش انبارگردانی بتوانیم سند كسر و اضافه انبار را صادر كنیم.

نرم افزار انبار شرکت سپینا مبتنی بر بستر اینترنت (wcf) می باشد. انواع روش های انبارگردانی در نرم افزار راهیار و پیشران سپینا قابل تعریف می باشد و پس از ورود اطلاعات شمارش انبارگردانی، می توان سند كسر و اضافه را صادر كرد. فرایند انبارگردانی در نرم افزار انبار سپینا هم در پایان دوره و هم در طی دوره قابل انجام می باشد.