چرخه های مالی و عملیاتی در حسابرسی داخلی

شش چرخه‌ی اصلی حسابرسی

1. چرخه برنامه‌ریزی:
   در این مرحله، اهداف و برنامه‌های حسابرسی تعیین می‌شود. حسابرس داخلی باید نیازهای سازمان را شناسایی کرده و برنامه‌ای برای رسیدگی به این نیازها تدوین کند.
2. چرخه جمع‌آوری اطلاعات:
   در این مرحله، حسابرس اطلاعات لازم را از منابع مختلف جمع‌آوری می‌کند. این اطلاعات می‌تواند شامل مستندات، مصاحبه‌ها و مشاهدات میدانی باشد.
3. چرخه تجزیه و تحلیل:
   پس از جمع‌آوری اطلاعات، حسابرس باید داده‌ها را تجزیه و تحلیل کند تا نقاط قوت و ضعف فرآیندها را شناسایی کند. این مرحله شامل بررسی انطباق با استانداردها و رویه‌ها نیز می‌باشد.
4. چرخه گزارش‌دهی:
   در این مرحله، نتایج تجزیه و تحلیل‌ها به صورت گزارشی تهیه می‌شود. این گزارش باید شامل یافته‌ها، توصیه‌ها و راهکارهای بهبود باشد.
5. چرخه پیگیری و نظارت:
   پس از ارائه گزارش، حسابرس باید پیگیری کند که آیا توصیه‌ها و اقدامات اصلاحی به درستی اجرا شده‌اند یا خیر. این مرحله شامل نظارت بر بهبود مستمر فرآیندها است.
6. چرخه ارزیابی مجدد:
   در این مرحله، حسابرس باید به طور دوره‌ای ارزیابی کند که آیا تغییرات و بهبودهای صورت‌گرفته موثر بوده‌اند یا خیر. این ارزیابی به سازمان کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را شناسایی و اعمال کند.

مجموعه فعالیت های هر چرخه حسابرسی

در حسابرسی داخلی، هر چرخه(یا فرآیند) مالی و عملیاتی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و رویه‌ها است که به دستیابی به اهداف خاص سازمان کمک می‌کند. در زیر به توضیح انواع چرخه‌های حسابرسی، نظیر چرخه فروش، خرید، دارایی‌های ثابت، حقوق و دستمزد و… می‌پردازیم:

1. چرخه فروش
   چرخه فروش به طور مستقیم با درآمدزایی سازمان مرتبط است. بدون فروش، سازمان نمی‌تواند به بقای خود ادامه دهد. بنابراین، کنترل و نظارت بر این چرخه برای اطمینان از صحت ثبت درآمد و جلوگیری از کلاهبرداری یا اشتباهات مالی بسیار حیاتی است. این چرخه شامل فرآیندهایی است که به فروش کالاها یا خدمات به مشتریان مرتبط می‌شود.
   • مراحل:
   شناسایی مشتری: جذب و شناسایی مشتریان بالقوه.
   صدور پیش‌فاکتور و فاکتور: صدور مستندات مربوط به فروش.
   تحویل کالا یا خدمات: ارسال کالا یا ارائه خدمات به مشتری.
   دریافت وجه: جمع‌آوری وجه از مشتریان و ثبت آن در سیستم.
   حسابرس داخلی باید با بررسی انطباق با رویه‌های فروش، ارزیابی کنترل‌های داخلی، و اطمینان از ثبت صحیح درآمدها را دائماٌ كنترل و گزارش نماید.
2. چرخه خرید
   چرخه خرید به تأمین کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان مربوط می‌شود. مدیریت بهینه این چرخه می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت کالاها و خدمات شود. همچنین، کنترل بر این چرخه برای جلوگیری از خریدهای غیرضروری یا خرید از تأمین‌کنندگان نامعتبر ضروری است.این چرخه شامل فرآیندهایی است که به خرید کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان مربوط می‌شود.
   • مراحل:
3. شناسایی نیاز: تعیین نیاز به کالا یا خدمات.
   انتخاب تأمین‌کننده: انتخاب تأمین‌کنندگان مناسب.
   صدور سفارش خرید: ثبت سفارش و تأیید آن.
   دریافت کالا یا خدمات: دریافت و بررسی کالا یا خدمات خریداری شده.
   پرداخت به تأمین‌کننده: پرداخته شدن وجه به تأمین‌کننده.
   • حسابرس داخلی با ارزیابی کنترل‌های خرید، بررسی انطباق با سیاست‌های خرید، و اطمینان از ثبت صحیح هزینه‌ها، باید نتایج را گزارش نماید.
4. چرخه دارایی‌های ثابت
   دارایی‌های ثابت معمولاً بخشی بزرگ از ترازنامه یک سازمان را تشکیل می‌دهند و مدیریت صحیح آن‌ها می‌تواند تأثیر زیادی بر هزینه‌های استهلاک و سرمایه‌گذاری‌های آینده داشته باشد. ارزیابی و کنترل بر این چرخه می‌تواند به بهینه‌سازی استفاده از دارایی‌ها کمک کند. این چرخه شامل فرآیند مدیریت دارایی‌های ثابت سازمان مانند ساختمان‌ها، ماشین‌آلات و تجهیزات است.
   • مراحل:
   خرید دارایی: ثبت خرید دارایی‌های ثابت.
   ثبت و طبقه‌بندی: ثبت اطلاعات دارایی‌ها در سیستم حسابداری.
   استفاده و نگهداری: استفاده و نگهداری از دارایی‌ها.
   استهلاک: محاسبه و ثبت استهلاک دارایی‌ها.
   فروش یا خروج از خدمت: ثبت فروش یا حذف دارایی‌ها.
   حسابرس داخلی بررسی کنترل‌های مربوط به دارایی‌های ثابت، تأیید موجودی و ارزیابی صحت محاسبات استهلاک را باید كنترل و گزارش نماید.
5. چرخه حقوق و دستمزد
   پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌های عملیاتی سازمان است. خطا در این چرخه می‌تواند به نارضایتی کارکنان و کاهش انگیزه آن‌ها منجر شود. همچنین، رعایت قوانین مربوط به حقوق و دستمزد برای جلوگیری از مشکلات قانونی و مالی بسیار مهم است این چرخه شامل فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد به کارکنان سازمان است.
   • مراحل:
   ثبت ساعت کار: ثبت ساعت‌های کاری و اضافه‌کاری کارکنان.
   محاسبه حقوق: محاسبه حقوق و مزایای کارکنان.
   پرداخت حقوق: پرداخت وجه به حساب‌های بانکی کارکنان.
   گزارش‌دهی: تهیه گزارش‌های مربوط به حقوق و دستمزد.
   حسابرسبا بررسی صحت محاسبات حقوق و دستمزد، کنترل‌های داخلی و انطباق با قوانین کار، نتایج ارزیابی ها را باید بصورت منظم گزارش نماید.
6. چرخه موجودی
   مدیریت موجودی به سازمان کمک می‌کند تا تعادل بهینه‌ای بین تأمین کالا و تقاضا برقرار کند. موجودی بیش از حد می‌تواند منجر به هزینه‌های نگهداری بالا شود، در حالی که موجودی ناکافی می‌تواند منجر به از دست دادن فروش و نارضایتی مشتریان شود كه شامل فرآیند مدیریت موجودی کالاها و مواد اولیه در سازمان است.
   • مراحل:
   خرید موجودی: ثبت خرید مواد اولیه و کالا.
   ذخیره‌سازی: نگهداری و مدیریت موجودی‌ها.
   فروش و مصرف: ثبت فروش و مصرف موجودی‌ها.
   بررسی موجودی: ارزیابی و بررسی موجودی‌ها به صورت دوره‌ای.
   حسابرس با بررسی کنترل‌های موجودی، انطباق با رویه‌های انبارداری و صحت ثبت موجودی‌هاباید اطمینان حاصل نماید و نتایج را گزارش نماید.
7. چرخه حساب‌های دریافتنی
   چرخه ارزیابی حساب‌های دریافتنی از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا تأثیر مستقیمی بر نقدینگی و سلامت مالی سازمان دارد. با مدیریت مؤثر این چرخه، سازمان می‌تواند اطمینان حاصل کند که مطالبات خود به موقع وصول می‌شوند و از بروز مشکلات نقدینگی جلوگیری کند. ارزیابی دقیق حساب‌های دریافتنی به شناسایی مشتریان ریسک‌پذیر، پیش‌بینی درآمدهای آینده و بهبود فرآیندهای اعتباری کمک می‌کند. همچنین، این چرخه می‌تواند به شفافیت مالی و تصمیم‌گیری بهتر در خصوص اعتباردهی به مشتریان و مدیریت منابع مالی سازمان کمک کند. در نهایت، یک چرخه ارزیابی مؤثر می‌تواند به تقویت روابط با مشتریان و بهبود عملکرد کلی سازمان منجر شود.این چرخه شامل فرآیند مدیریت حساب‌های دریافتنی از مشتریان است.
   • مراحل:
   ثبت فروش اعتباری: ثبت فروش‌هایی که به صورت اعتباری انجام می‌شود.
   پیگیری وصول مطالبات: پیگیری و مدیریت وصول بدهی‌ها.
   ثبت وصول وجه: ثبت دریافت وجه از مشتریان.
   ارزیابی کنترل‌های مربوط به حساب‌های دریافتنی، بررسی انطباق با سیاست‌های اعتباری و صحت ثبت مطالبات از اهمیت بالایی برخوردار میباشد .
8. چرخه حساب‌های پرداختنی
   چرخه ارزیابی حساب‌های پرداختنی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا مدیریت مؤثر این چرخه می‌تواند به بهینه‌سازی جریان نقدی و کاهش هزینه‌های مالی سازمان کمک کند. با بررسی دقیق حساب‌های پرداختنی، سازمان می‌تواند زمان‌بندی پرداخت‌ها را به گونه‌ای تنظیم کند که از مزایای اعتباری تأمین‌کنندگان بهره‌برداری کند و در عین حال از تأخیر در پرداخت‌ها و جریمه‌های احتمالی جلوگیری کند. این چرخه همچنین به شفافیت در مدیریت بدهی‌ها و بهبود روابط با تأمین‌کنندگان کمک می‌کند، که می‌تواند منجر به دریافت شرایط بهتر خرید و تخفیف‌های بیشتر شود. به علاوه، ارزیابی مستمر حساب‌های پرداختنی به شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی و بهبود فرآیندهای مالی سازمان می‌انجامد، که در نهایت به افزایش کارایی و کاهش ریسک‌های مالی کمک می‌کند.این چرخه شامل فرآیند مدیریت بدهی‌های سازمان به تأمین‌کنندگان است.
   • مراحل:
   ثبت خرید: ثبت خریدهای انجام‌شده و بدهی به تأمین‌کنندگان.
   مدیریت پرداخت‌ها: برنامه‌ریزی و مدیریت زمان پرداخت بدهی‌ها.
   ثبت پرداخت: ثبت پرداخت‌های انجام‌شده به تأمین‌کنندگان.
   • حسابرس با بررسی کنترل‌های مربوط به حساب‌های پرداختنی، انطباق با سیاست‌های پرداخت و صحت ثبت بدهی‌ها باید گزارش تهیه نماید.
   این چرخه‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مالی و عملیاتی خود را به شکل مؤثری مدیریت کنند و حسابرسان داخلی می‌توانند با بررسی این چرخه‌ها، نقاط قوت و ضعف را شناسایی و به بهبود سازمان کمک کنند.
   در حسابرسی داخلی، تمامی چرخه‌های حسابرسی مانند چرخه فروش، خرید، دارایی‌های ثابت، حقوق و دستمزد و غیره اهمیت خاص خود را دارند و نمی‌توان به سادگی یکی از آن‌ها را به عنوان “مهم‌تر” از سایرین معرفی کرد. اهمیت هر چرخه بستگی به شرایط خاص سازمان، نوع صنعت، و اهداف استراتژیک آن دارد. با این حال، می‌توان برخی از چرخه‌ها را بر اساس تأثیر مستقیم آن‌ها بر وضعیت مالی و عملکرد کلی سازمان، به طور خاص مورد توجه قرار داد.
   در نهایت، می‌توان گفت که هر یک از این چرخه‌ها نقش کلیدی در عملکرد کلی سازمان دارند و باید به صورت یکپارچه مورد توجه قرار گیرند. اهمیت هر چرخه ممکن است بسته به شرایط خاص سازمان، نوع صنعت و اهداف استراتژیک متفاوت باشد. به همین دلیل، حسابرسان داخلی باید به همه چرخه‌ها توجه کنند و نقاط قوت و ضعف هر یک را شناسایی کنند تا به بهبود کلی سازمان کمک کنند.

گزارش دهی به کمیته حسابرسی

گزارش‌دهی به کمیته حسابرسی یکی از مراحل حیاتی در فرآیند حسابرسی داخلی است. این گزارش‌ها به کمیته کمک می‌کند تا نظارت مؤثری بر فعالیت‌های سازمان داشته باشد و تصمیم‌گیری‌های بهتری در خصوص بهبود فرآیندها و کنترل‌های داخلی انجام دهد. در زیر به نحوه گزارش‌دهی و زمان‌بندی آن اشاره می‌شود:

نحوه گزارش‌دهی به کمیته حسابرسی

1. تهیه گزارش کتبی:
   ساختار گزارش: گزارش باید شامل بخش‌های مشخصی باشد، از جمله:
   خلاصه اجرایی: ارائه خلاصه‌ای از یافته‌ها و توصیه‌ها.
2. شرح چرخه مورد رسیدگی: توضیح درباره چرخه‌ای که مورد بررسی قرار گرفته است(مثلاً چرخه فروش، خرید، دارایی‌های ثابت و غیره).
   یافته‌ها: بیان نقاط قوت و ضعف شناسایی‌شده در فرآیندها و کنترل‌ها.
   توصیه‌ها: ارائه پیشنهادات و راهکارهایی برای بهبود.
   اقدامات انجام‌شده: اگر قبلاً گزارشی ارائه شده است، باید به اقدامات انجام‌شده بر اساس توصیه‌های پیشین اشاره شود.
   جدول زمان‌بندی: اگر نیاز به اقداماتی وجود دارد، زمان‌بندی برای انجام آن‌ها باید مشخص شود.
3. ارائه گزارش شفاهی:
   در کنار گزارش کتبی، معمولاً حسابرسان داخلی گزارشی شفاهی را نیز در جلسه کمیته حسابرسی ارائه می‌دهند. این ارائه می‌تواند شامل نکات کلیدی، یافته‌های مهم و توضیحات بیشتر درباره توصیه‌ها باشد. این نوع ارائه به اعضای کمیته کمک می‌کند تا سوالات خود را مطرح کنند و بحث‌های بیشتری انجام دهند.
4. پیگیری و نظارت:
   پس از ارائه گزارش، حسابرسان داخلی باید به پیگیری اجرای توصیه‌ها و اقدامات اصلاحی پرداخته و در گزارش‌های بعدی به کمیته حسابرسی درباره پیشرفت‌ها و چالش‌ها گزارش دهند.

زمان‌بندی گزارش‌دهی

1. فواصل گزارش‌دهی:
   معمولاً حسابرسان داخلی به طور دوره‌ای(به‌طور مثال، هر سه ماه یک‌بار یا هر شش ماه یک‌بار) به کمیته حسابرسی گزارش می‌دهند. این زمان‌بندی ممکن است بسته به نیازهای سازمان، شدت فعالیت‌ها و موارد خاص تغییر کند.
   علاوه بر گزارش‌های دوره‌ای، در صورت بروز مسائل جدی یا یافته‌های بحرانی، حسابرسان داخلی باید به سرعت گزارش‌هایی را به کمیته حسابرسی ارائه دهند.
2. گزارش سالانه:
   در بسیاری از سازمان‌ها، یک گزارش جامع سالانه نیز تهیه می‌شود که شامل خلاصه‌ای از تمامی فعالیت‌های حسابرسی در طول سال و ارزیابی کلی از وضعیت کنترل‌های داخلی است.
   این فرآیند گزارش‌دهی به کمیته حسابرسی کمک می‌کند تا آگاهی لازم را درباره وضعیت کنترل‌های داخلی و فرآیندهای مالی سازمان داشته باشند و بتوانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.