کانورت اطلاعات یا تبدیل اطلاعات و اهمیت آن

شاید زمانی که لوکاپا چولی در سال ۱۴۹۴ میلادی پایه های اصلی حسابداری را در اروپا بنا می‌کرد حتی گمان نمی‌کرد که روزی حسابداری تا این حد پیشرفت کند که یکی از بزرگترین معضلات شرکت هایی که سالیان متوالی از یک نرم افزار حسابداری استفاده می نمایند قدیمی شدن نرم افزار و نیاز به نرم افزارهای به روز شده باشد تا بتوانند نرم افزار خود را با توجه به نیاز های جدید خود تطبیق دهند که در اینجا بحث کانورت اطلاعات یا تبدیل اطلاعات پیش می آید.

کانورت یک لغت لاتین بوده و معنی آن “تبدیل کردن” می‌باشد. این لغت در حوزه علوم رایانه و اطلاعات برای تبدیل اطلاعات از یک بانک اطلاعاتی به بانک اطلاعاتی یا دیتابیس دیگر به کار می‌رود.
اگر بنا به هر دلیلی بخواهید از نرم افزار جدید استفاده نمایید و بخواهید اطلاعات را از بانک اطلاعاتی قبلی (دیتابیس یا DATA BASE) به بانک اطلاعاتی جدید منتقل نماید باید کانورت اطلاعات انجام شود یا اگر یک نرم‌افزار کاربردی تحت سیستم عامل Dos (مثلا حسابداری) دارید و سالیان زیادی از این نرم افزار استفاده کرده باشید و اکنون نرم‌افزار جدید تحت WINDOWS خریداری کرده اید با توجه به اهمیت اطلاعات سنوات گذشته ، شما مجبور می شوید اطلاعات نرم افزار قبلی را کانورت نمایید.

حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که با فراهم کردن اطلاعات لازم کمک می کند تا ذینفعان شرکت (مدیران، پرسنل، سرمایه گذارها، اعتبار دهندگان و …) نسبت به مسائل اقتصادی بهتر بتوانند تصمیم بگیرند. برای مثال اگر شخصی بخواهد در شرکتی سرمایه گذاری کند، تمایل دارد که وضعیت مالی آن شرکت و یا نتایج عملیات آن شرکت را در طی سال های قبل بداند. موضوعاتی که به صورت گزارش های مالی توسط حسابداران تهیه می شود.

حسابداری به منظور پاسخگویی به ذینفعان بوجود آمده است به همین دلیل با گذشت زمان و به موازات گسترش فعالیتهای اقتصادی و افزایش پیچیدگی آن، هدفها و روش های حسابداری برای جوابگویی به نیازهای اطلاعاتی، توسعه یافته است چرا که اشخاص، شرکتها و دولت برای تصمیم گیری در مورد توزیع مناسب منابع مالی نیاز به اطلاعاتی قابل اتکا دارند که این اطلاعات را به یاری حسابداری می‌توان بدست آورد. از سوی دیگر انجام سرمایه گذاری یکی از مواد ضروری و اساسی در فرایند رشد و توسعه اقتصادی کشور است و سرمایه گذاران نیز از بعد عرضه سرمایه، تا حد امکان سعی دارند منابع مالی خود را به سوئی سوق دهند که کمترین ریسک و بیشترین بازده را داشته باشد. یعنی به دنبال برآورد ریسک سرمایه گذاری خواهند بود. این در حالی است که یکی از مبانی اساسی برای محاسبه ریسک بازار شرکتها، استفاده از اطلاعات تولید شده توسط سیستم حسابداری است.

رشد جمعيت به همراه توسعه ي فعاليت هاي اقتصادي منجر به ايجاد روز افزون سوابق حسابداری مي گردد و در هر سازمان، نتايج فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد حسابداری نگهداري مي شوند، اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه، يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي استرتژیک سازمان محسوب مي شوند.

اين اسناد که در نرم افزار حسابداری ثبت و ضبط می شوند اولا، باید دست رسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانيا، در نگهداري این اسناد با ارزش در بانک های اطلاعاتی باید نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد فیزیکی مي شود کانورت اطلاعات اسناد جهت انجام وظیفه پاسخگوئي به ذینفعان سازمانی، اهميت به سزايي دارد كه در صورت رعايت نكردن اصول اساسي، به ايجاد اختلال در نظام مالی سازمان خواهد انجاميد.