چالش های حقوق و دستمزد

جبران خدمات كه از آن با عنوان حقوق و دستمزد هم نام برده می شود از جایگاه و اهمیت خاصی در شركت های كوچک و بزرگ برخوردار می باشد. حقوق و دستمزد در گذشته به لحاظ اهمیت به نام HRM نام برده می شد كه شامل پردازش حقوق و دستمزد، ارسال هدایای تولد برای کارکنان، ترتیب فرایند اداری شرکت و اطمینان از پر شدن صحیح فرمها بود. به عنوان یک حوزه، HRM در بیست سال گذشته دستخوش تغییرات زیادی شده است و نقش مهمی را در سازمانهای امروزی ایفا می كند به طوری كه امروزه HRM نقش استراتژیک برای موفقیت سازمان ها دارد.
حقوق و دستمزد را حتی اگر به عنوان موضوعی كه فقط به جبران خدمات می پردازد ببینیم باز هم موضوع ساده ای نیست. در واقع، هنگام اداره حقوق و دستمزد، یک متخصص منابع انسانی با مشکلات متعددی روبرو می شود. تشخیص چالش های حقوق و دستمزد اولین قدم در جهت شناسایی راهکارهای مناسب برای غلبه بر آنها است.

تعدادی از چالش های رایج حقوق و دستمزد:

• اولین قدم تهیه و تنظیم دستورالعمل های حقوق و دستمزد و آئین نامه های مربوط به تردد، مرخصی، حضور و غیاب، ماموریت، وام و… می باشد.
• انتخاب ابزاری جهت ثبت اطلاعات تردد كاركنان می باشد كه پس از تهیه و صدور احكام حقوقی برای ثبت كاركرد پرسنل و پردازش حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می گیرد.
• اطلاعات كافی نداشتن از قوانین كار و تامین اجتماعی نه تنها بر دستمزد کارکنان بلکه بر کسور و تعهدات قانونی تأثیر می گذارد. این اشتباهات می تواند بر مالیات، تعهدات دولتی، حقوق بازنشستگی و موارد دیگر تأثیر و باعث نارضایتی كاركنان شود و جرائم سنگینی را در پی داشته باشد.
• محاسبه حقوق و دستمزد پس از گردآوری و اطمینان از صحت آنها باید انجام شود تا ضمن پرداخت حقوق پرسنل، بتوانیم تعهدات قانونی سازمان را در مهلت قانونی انجام دهیم.
• پس از محاسبه حقوق و‌دستمزد، سند حسابداری در نرم افزار حسابداری باید ثبت شود. این سند باید به نحوی صادر شود تا بتوانیم انواع گزارش های درخواستی درون سازمانی و خارج از سازمان را ارائه دهیم.
• یكی از طبقه بندی های مهم، طبقه بندی انواع استخدام كاركنان می باشد كه معمولا دشوار می باشد طبقه‌بندی کارکنان نیمه وقت و تمام وقت، پیمانکاران فصلی و روزمزد و… می توانند فرایندهای مختلفی داشته باشند. اگر یک پرسنل طبقه بندی نادرست شود، می تواند بر مزایای بازنشستگی كاركنان تأثیر بگذارد و همچنین بر نحوه برخورد با کارگر تحت قوانین بیمه و مالیات تأثیر بگذارد.

• یکی از وظایف اصلی بخش حقوق و دستمزد رعایت تاریخ ها و مهلت های مهم قانونی است. مطمئن شوید که تقویم(ها) خود را علامت گذاری کرده و یادآورهای مربوط به تاریخ های مهم مالیاتی، تشکیل پرونده مالیاتی و سایر تعهدات پرداختی را برای جلوگیری از جرائم انجام داده اید.
• به روز نگه داشتن اطلاعات کارکنان مهم است. شماره های بیمه اجتماعی نامعتبر یا تکراری اشتباهات رایج هستند كه عدم به روزآوری و اشتباهات می تواند جرائم و خساراتی به همراه داشته باشد.
• پرداخت به کارکنان و ارائه فیش حقوقی و تهیه لیست بیمه و مالیات و پرداخت آنها از جمله تعهدات قانونی است كه باید در مهلت قانونی انجام شود تا مشمول جرائم نشود.
• محرمانه بودن و حفظ حریم خصوصی در این عصر فناوری، نگرانی های مربوط به حریم خصوصی و حفاظت از داده های خصوصی بیشتر از گذشته است. حفظ اسناد حقوق و دستمزد و حفظ محرمانه بودن آنها ضروری است.
• به روز نبودن قوانین استخدامی و قانون كار و تامین اجتماعی و مالیاتی می تواند برای حقوق ودستمزد هزینه آفرین باشد و اگر قوانین را رعایت نشود، ممکن است عواقب جدی داشته باشد.
• چه بپذیرید چه نپذیرید، فناوری در خودکارسازی بسیاری از وظایف کار فوق العاده ای انجام داده است، ضروری است که شرکت شما از داده های حقوق و دستمزد شما یک نسخه پشتیبان قابل اعتماد و قابل دسترسی داشته باشد. پشتیبان گیری باید بخشی از برنامه مرتب كاری باشد.
• افزایش های سالانه را بتوانید به صورت پارامتریک و برای انواع گروه های استخدامی و به صورت گروهی انجام دهید.

موارد دیگری از چالش های حقوق و دستمزد را می توان به شرح زیر ذكر كرد:

1. انطباق قانونی و مسائل مربوط به قانون
2. توسعه فناوری
3. نیاز به انعطاف پذیری سیستم ها
4. کمبود متخصصان آشنا به قوانین حقوق و دستمزد
5. چالش ها در مدیریت حضور و غیاب
6. چالش های مدیریت کار از راه دور
7. اتوماسیون مداوم
8. تهدید امنیت داده ها
9. ناسازگاری در سیاست ها و فرایندهای انجام كار
10. جمع آوری آمار و تهیه گزارشات برای مدیریت عالی به عنوان مرجع دشوار است.
    
    
    راهکار حقوق و دستمزد برای چالش ها، همگام سازی داده ها مبتنی بر یک پایگاه اطلاعات می باشد كه بتواند اجزای مختلف، وظایف خود را به صورت خودکار انجام دهند و به کاربران کمک می کند تا کارهای اداری دستی را به حداقل برسانند.
    نرم افزار حقوق و دستمزد راهیار از سری راهکارهای نرم افزاری شرکت سپینا، برنامه ای است که با هدف بهبود عملکرد مدیریت منابع انسانی و برای مدیریت، سازماندهی و خودکارسازی پرداخت کارکنان استفاده می شود. این نرم افزار کلیه سوابق را ذخیره می کند همچنین نرم افزار حقوق و دستمزد به مدیران اجازه می دهد تا بر زمان و حضور پرسنل، اطلاعات مالیاتی و بیمه و ساختار حقوق نظارت داشته باشند و گزارش های استاندارد بانک، بیمه و حوزه های مالیاتی را تهیه و گزارش نمایند. همچنین سند حسابداری متناسب با ساختار مالی را به صورت خودكار صادر نماید. این نرم افزار می تواند به راحتی با رویه های موجود شرکت سازگار می شود و انواع گزارش ها را ارائه دهد.