تصمیم گیری در رابطه با این که کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم :

یکی از بزرگترین چالش های راه اندازی فعالیت های اقتصادی مربوط به بحث مسائل مالی می باشد که با گستردگی فعالیت ها دیگر نمی توان بدون داشتن سیستم حسابداری ، مدیریت اهداف را به درستی پیش برد و هدایت کرد. با توجه به معایب و نقص های حسابداری به شکل سنتی و از طرف دیگر پیدایش انواع نرم افزارهای حسابداری پیشرفته و به روز دیگر حسابداری یک کار طاقت فرسا و خسته کننده نخواهد بود و به آسانی می توان آن را انجام داد. با پیشرفت جوامع ، به خصوص در فعالیت های اقتصادی ، مدیران را به چالش سختی کشانده است و آنها را ملزم به استفاده از نرم افزار های حسابداری کرده است اما باید بدانیم که کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم . مدیران با استفاده از نرم افزار های حسابداری ، فرآیند های مالی را به صورت موثر و کارآمد انجام می دهند. نرم افزار های حسابداری بر مبنای اصول حسابداری و استاندارد های معین شده طراحی شده اند . این استاندارد های جهانی به ما در تصمیم گیری در رابطه با این که کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم کمک میکند. پاسخ به سوال کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم به عوامل مختلفی بستگی دارد که باید با دقت بررسی شوند.

انواع نرم افزار های حسابداری برای سبک های مختلف و زمینه فعالیت های متفاوت طراحی و راهی بازار شده اند که هر واحد فعال بسته به نوع فعالیت تفریحی ، تجاری و اقتصادی که دارای شرایط متفاوتی هستند ، میتوانند نرم افزار حسابداری مناسب خودشان را خریداری نمایند. به طور کلی نوع صنعت و تعداد کارمندان دو عاملی می باشد که به صاحبان در تصمیم گیری در رابطه با کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم ، کمک شایانی می کند تا نرم افزار مناسبی را انتخاب کنند.

برای نمونه مدیران شرکت های کوچک وقتی با رعایت استاندارد های حسابداری به جواب کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم رسیدند و انتخاب و خرید خود را انجام دادند ، صاحبان مشاغل بزرگ مثل شرکت ها و کارخانجات بزرگ نمیتوانند از آنها الگو برداری کنند و برای فعالیت های مالیشان  آن نرم افزار را پیاده کنند. آنها باید بر اساس ویژگی های شرکت خودشان نرم افزار حسابداری تهیه کنند تا به مشکل بر نخورند.

انتخاب اینکه کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم :

مبحث بعدی انتخاب سر این است که کدام نرم افزار حسابداری را بخریم / کدام نرم افزار حسابداری را نخریم . این انتخاب به چند عامل بستگی دارد که در زیر اشاره می کنیم :

1.در ابتدا باید از خود بپرسیم که توانایی کار کردن با کدام نرم افزار حسابداری برایمان راحت تر می باشد ؟ در واقع تا چه حدی از دانش و مفاهیم و اصول حسابداری سررشته داریم.

2.نرم افزار را برای چه نوع شرکتی می خواهیم؟ کسب و کار های کوچک و رو به رشد یا شرکت ها و کارخانجات بزرگ ، ادارات و سازمان ها که هر کدام بسته به نوع فعالیتشان شرایط خاص خود را دارند و نیاز به برنامه خاصی نیز می باشند.
3.چه مقدار بودجه برای خرید و نصب و راه اندازی در نظر گرفته شده است؟ در بازار انواع نرم افزارهای حسابداری موجود می باشد که مطابق با خواسته و بودجه ، می توانید از آنها خریداری نمایید. از نرم افزار های رایگان گرفته تا نرم افزار های پیشرفته و یکپارچه که هزینه خرید و نصب بالایی دارند.

4. انتظاراتی که از نرم افزارهای حسابداری داریم شامل چه چیزهایی می شود؟ به طور مثال اگر صاحب فعالیت کوچک میباشیم خرید قسمت مالی و انبار شاید کافی باشد . اما برای فعالیت های بزرگ و گسترده جوابگو نمی باشد و آنها باید از سیستم های پیشرفته و یکپارچه استفاده کنند که بیشتر موارد مالی مثل سیستم مالی، انبار، بازرگانی، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و غیره را دارا باشد.

5. نرم افزاری که قصد خرید آن را داریم تا میزان توانسته رضایت مشتری را جلب کند ؟و پس از خرید چه خدماتی را ارائه و پشتیبانی میکند .این نکته حائز اهمیت میباشد چون بعد از شروع به کار و پس از گذشت مدتی ممکن است مشکلاتی در سیستم پیش بیاید حتما باید بدانیم فروشندگان نرم افزار تا چه حدی جوابگو می باشند، این خیلی مهم می باشد.در اینجا به برخی از مشکلات احتمالی و مهم که باعث دردسر می شود را بیان میکنیم : مشکلات رایج در نرم افزار های حسابداری مانند عدم ثبت گزارشات ، هنگ کردن سیستم نرم افزار ها

6. با پیشرفت تکنولوژی و ارتقاء سطح نیاز های جامعه و تغییر قوانین و اصول و استاندارد ها ، نرم افزار ها باید قابلیت بروز رسانی و توسعه را داشته باشند . در غیر اینصورت بعد از مدتی از رده خارج می شوند و عملا غیر قابل استفاده می شوند.

7. نرم افزارهای حسابداری باید دارای قابلیت انعطاف پذیری چرا که به دلیل پیچیدگی برخی واحد ها باید تغییراتی در نرم افزار ایجاد شود که قابلیت بکار گیری برای آن فعالیت را دارا باشد.

8. داشتن محیط کاری ساده و زیبا و گرافیکی که کار با آن برای کاربر راحت باشد و باعث خستگی او در طولانی مدت شود.
9. نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت ارائه گزارشات در سبک ها ، نوع ها و زمینه های مختلف را دارا باشد. چون هر داده ای نیازمند ارائه در نوع خاصی می باشد برخی بر روی نمودار ، جدول و ….

10.قابلیت استفاده چند کاربر از آن را داشته باشد. در اینصورت با تعیین سطح دسترسی برای هر قسمت ، کارمندان آن بخش می توانند فعالیت و گزارش گیری نمایند.

11.نرم افزار حسابداری باید قابلیت همراه شدن با اتوماسیون شما را داشته باشد . با تولید انواع و اقسام خروجی ها و با نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM) ، مدیریت روابط مشتری (CRM) و امثال اینها هم سو شود.

12.برخی واحدهای تجاری محصولات و خدمات متنوعی در مناطق جغرافیائی مختلفی تولید یا ارائه می دهند که اصطلاحا دارای توزیع جغرافیائی هستند وثبت اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی و امکان گزارش گیری در سطح سازمان می تواند ضمن بالا بردن سرعت در گزارشگیری باعث حذف عملیات تکراری و باعث جلوگیری در تاخیر ورود اطلاعات شود و نرم افزار حسابداری باید بتواند توزیع جغرافیائی را پشتیبانی کند

13.از مفروضات حسابداری فرض واحد پول (اندازه گیری)در حسابداری است نرم افزار حسابداری بر مبنای واحد پول (در ایران ریال) رسمی هر کشور ، رویدادهای مالی را ثبت و مبنای اندازه گیری قرار می دهد اما بنا به نیاز و نوع فعالیت واحد تجاری شاید نیاز باشد اطلاعات سایر ارزها در نرم افزاری حسابداری ثبت و گزارش شوند و نرم افزار حسابداری مطابق با استانداردهای حسابداری بتواند سند تسعیر ارز را در قالب سند حسابداری تولید نماید

14.واحد تجاری به غیر از سرزمین اصلی در خارج از کشور هم فعالیت تولیدی یا خدماتی اگر داشته باشد نرم افزار حسابداری باید بتواند هم زمان از زبان های دیگر پشتیبانی کند تا توزیع جغرافیائی در خارج از سرزمین اصلی باعث محدودیت در بکارگیری از یک نرم افزار حسابداری نشود.